Neseniai sulaukiau vienos sekėjos klausimo apie komandos susirinkimus. Jos teigimu, internete, įvairiuose forumuose yra dvi nuomonių stovyklos – vieni sako, jog tai tik laiko švaistymas, kuris realaus rezultato neatneša, o kiti mano, kad kaip tik susirinkimai smarkiai prisideda prie geresnių darbo rezultatų. Kaip yra iš tikrųjų? Šiandien pasidalinsiu su Jumis savo patirtimi, kurią įgijau su savo kolektyvu Liu Patty desertinėje. Ypatingai nuo to laiko, kai mūsų komanda užaugo iki 15 žmonių, o aš įsitikinau, jog susirinkimai yra nepaprastai naudingi. Tiesa, yra ir tam tikrų sąlygų, kad jie tokie būtų. Apie tai kviečiu paskaityti šiame įraše!

Taigi, Liu Patty desertinės istorija prasidėjo nuo nedidelio nuomojamo butuko, kuriame darbavausi viena. Po kurio laiko atsidariau pirmąją kepyklėlę, kurioje įdarbinau vieną pagalbininkę, tuomet antrą.. po 1.5 metų mūsų jau buvo 4, tuomet 6 ar 7, o 2017 metais, kai atsidariau desertinę Užupyje, skaičius šoktelėjo iki 15 asmenų. Gerai pamenu, kad buvo etapas, kai pagrindinis sunkumas versle buvo ne darbas su klientais, pardavimų didinimas, pajamų generavimas ir t.t., o būtent vidinės atmosferos suvaldymas. Suvokusi, jog viena pati turiu apriepti vis daugiau sričių, nutariau pagalbos kreiptis į verslo trenerį. Jis man padėjo išspręsti ne vieną klausimą ir problemą, tarp kurių buvo ir vidinės komunikacijos klausimas.

Jis man patarė daryti reguliarius susirinkimus, tam, kad išsiaiškinčiau, kas tuomet labiausiai slėgė komandos narius, kokie klausimai opiausi ir kuriuos reikia spręsti pirmiausia. Paklausiau jo ir dėl to šiandien galiu drąsiai teigti, jog komandos susirinkimai išties gali būti labai vertingi! Štai bent kelios priežastys:

  • jei įmonėje egzistuoja bent minimali vidinė kultūra, kolektyvo nariams tikrai rūpi, kas vyksta, kokia įmonės kryptis, kokie artimiausi planai ir tikslai. Nekalbu apie konkrečius skaičius, apyvartas ir t.t. Visgi mums visiems, o darbuotojams juolab, norisi suprasti savo kasdienio darbo prasmę – kur tai veda, vardan ko viskas yra daroma ir kokio tikslo siekti kiekvienas naris padeda;
  • reguliarus klausimų/problemų sprendimas padaro juos kur kas mažesnius bei lengviau išsprendžiamus;
  • susitikimas su komandos nariais, bendras kavos išgėrimas padeda suprasti kokios nuotaikos vyrauja ir apskritai, begalės darbų kontekste, būti arčiau komandos;
  • kartais susirinkimas gali parodyti, kuriuos darbus būtina prioretizuoti, nors iš vadovo perspektyvos gali atrodyti, jog yra krūva svarbesnių ir skubesnių.

Kai pradėjau daryti susirinkimus, jie vyko kas 2 savaites, nes tikrai buvo prisikaupę visko. Tarp aktualiausių, beje, ir atlyginimų aspektas, kuris leido tuo metu išlaikyti ne vieną komandos narį. Paskui, kai atsirado daugiau stabilumo, susirinkimus darėme kartą per mėnesį. Visgi tam, kad jie išliktų efektyvūs, principai išliko tie patys. Jais norėčiau pasidalinti ir su Jumis:

  • susirinkimas privalo turėti sutartą trukmę, pvz. 1 val.;
  • jį organizuoti patarčiau tada, kai darbe yra didžioji komandos dalis ir tuo metu, kai yra mažiausias darbo intensyvumas;
  • prieš pradedant, reikia įsitikinti, jog visi pasiruošę, telefonai atidėti ar bent išjungtas garsas;
  • tam, kad susirinkimas trūktų nustatytą laiką, reikia turėti konkrečią darbotvarkę ir moderuoti pokalbį, nes lengva smarkiai įsitraukti ir pradėti kalbėti ne tik apie esminius dalykus, kas konkretaus rezultato neduoda, o laiko suvalgo daug;
  • susirinkimus rekomenduoju protokoluoti ir reikalui esant, duoti pasirašyti po žodžiais “Susipažinau, sutinku ir įsipareigoju laikytis”. Man to prireikė tik 1 kartą per 7 metus, kai atsirado įtampos dėl 1 žmogaus veiksmų;
  • į darbotvarkę įtraukti tokius punktus, kaip: konkretūs susirinkimo klausimai, projektų sąrašo sudarymas (ilgalaikiai darbai, kurie aptariami etapais),
    rodiklių sąrašas (pagal ką bus vertinami tarpiniai rezultatai), kito susirinkimo darbotvarkės punktai;
  • užbaigti įsitikinus, jog visi viską suprato ir į visus klausimus buvo atsakyta (tiesiog paklausti visų);
  • jei yra klausimų, susijusių su atskiru komandos nariu, aptarti juos individualiai, neverčiant visų laukti.

Į šį verslą atėjau NIEKO nemokėdama. Panašioje vietoje nesu dirbusi, tad ir galimybės susipažinti su darbo principais neturėjau. Jei ir TU save atpažįsti tokioje situacijoje, nebijok! Niekas negimė visko mokėdamas ir niekas nereikalauja visko iškart žinoti bei gebėti! Taip, savarankiškas mokymosi kelias yra ilgesnis ir tikimybė pridaryti klaidų yra didesnė, todėl džiaugiuos, jog skaitai šį tekstą, o aš turiu galimybę pasidalinti ir sutrumpinti Tavo kelią sėkmės link.

Tikiuos, jog šis įrašas buvo naudingas! Jei kilo minčių ar klausimų, kuriais norėtum pasidalinti, būtinai rašyk komentarų skiltyje arba mano el. pašto adresu lcc@liucina.lt. O kol kas gražaus pirmadienio ir sėkmingos savaitės pradžios! 😉

Su šypsena,

Jūsų Liu